חומר ארכיון הוא חומר אשר נוצר בעבר ואינו מצוי בשימוש יומיומי.
עם זאת, המסמך שאין בו שימוש היום, עשוי להיות המסמך שיש בו כדי להשפיע בצורה ניכרת בעוד שנה.
כדי לוודא שחומר ארכיוני יישמר בשלמותו, יהיה מוגן מכל פגע ויהיה זמין בצורה נוחה, יש לבחור מחסן אשר יהיו בו את כל המאפיינים שיש בהם כדי להבטיח אחסון הולם עבור חומר ארכיוני.
מהם המאפיינים הייחודיים של חומר ארכיוני?
חומר ארכיוני הוא חומר אשר נאסף במהלך הפעילות השוטפת של העסק או הארגון ובשלב מסוים לא נעשה בו שימוש יומיומי. עם זאת, יש צורך בשמירתו לפרק זמן מסוים או לצמיתות. בשל כך, מדובר בחומר אשר צפוי לשהות באותו מקום וללא תזוזה למשך תקופה ארוכה. כמו כן, מדובר בחומר אשר עם הזמן הולך וגדל בהתאם לנפחי העבודה של הארגון המאחסן אותו.
מהו מחסן לאחסון חומר ארכיוני?
בשל מאפייניו הייחודיים של החומר הארכיוני, מחסן המשמש לאחסון של חומר מסוג זה הוא חלל בנוי. המחסן עשוי להיות חלל אחד או להכיל מספר אגפים. כל אגף עשוי להכיל מדפים המאפשרים מיון של החומר. מיון זה יהיה לפי חודשים ושנים או על בסיס קריטריונים מורכבים יותר, בהתאם לצרכי הארגון המאחסן אותו.
מחסנים מסוג זה ניתנים בדרך כלל להשכרה ברחבי הארץ. כך למשל, ניתן למצוא מחסנים להשכרה במרכז, בצפון ובדרום. אזור המרכז מכיל לא מעט פתרונות אחסון הניתנים להשכרה, כאשר ניתן למצוא בין היתר מחסנים להשכרה בפתח תקווה ובשאר ערי גוש דן.
מאפייני חובה בעת בחירת מחסן לחומר ארכיוני
מחסן נכון עבור חומר ארכיוני הוא כזה אשר מכיל את המאפיינים הבאים:
- יש בו הגנה נאותה מפני חדירה של גשם, רוח ושמש ישירה.
- הוא ניתן לנעילה.
- הוא מוגן מפני כניסה של מכרסמים.
- הוא מאפשר אחסון נאות של החומר הארכיוני לצד אפשרות גישה נוחה לחומר בעת הצורך.
- הוא עונה על הצרכים של היקף החומר הארכיוני. פירוש הדבר שגודלו צריך להיות בהתאמה להיקף החומר הארכיוני.
מה הסכנות בבחירת מחסן שאינו מתאים לחומר ארכיוני?
בחירה לא נכונה של מחסן לצורך אחסון חומר ארכיוני, עשוי לגרום לכך שבמהלך תקופת האחסון, חלק מהחומר יינזק. במקרה שכזה, בעל החומר עשוי למצוא עצמו ללא מסמך שנחיצותו עשויה להיות קריטית. מחסן שאינו מאובטח דיו עשוי להביא לכך שמסמכים חשובים יגיעו לידי גורמים אשר עלולים לעשות בחומר שימוש שלילי.
השכרת מחסן לחומר ארכיוני – פתרון בטוח לטווח ארוך
בחירה נכונה של מקום אחסון עבור חומר ארכיון, היא החלטה שתעשה את ההבדל בין שקט נפשי לבין מפח נפש. בין אם מדובר בחומר בהיקף מצומצם או בהיקף רב, מחסן לאחסון חומר ארכיוני חייב לכלול את כל המאפיינים שיהפכו אותו למוגן, בטוח וזמין עבור הארגון המאחסן אותו.
